Pendahuluan

Banyak orang membuat slide dengan niat baik: ingin memberi informasi lengkap, takut ada yang tertinggal, dan berharap audiens dapat membaca semua hal penting di layar. Masalahnya, ketika satu slide berisi terlalu banyak kalimat, audiens sering mengalami dua kesulitan sekaligus. Mereka harus membaca teks di layar, mendengarkan pembicara, memilih mana yang penting, lalu menghubungkan semuanya dalam waktu singkat.

Akibatnya, slide yang dibuat untuk membantu justru dapat membuat pikiran audiens bekerja terlalu berat.

Buku ini ditulis untuk membantu Anda mengubah slide yang penuh tulisan menjadi slide yang mengarahkan pikiran. Maksudnya sederhana: slide tidak hanya menampilkan informasi, tetapi membantu audiens memahami arah pembicaraan, melihat hal yang penting, dan mengikuti penjelasan Anda dengan lebih tenang.

Kita akan mulai dari prinsip paling dasar: presentasi bukan dokumen yang dipindahkan ke layar.

Dokumen dapat dibaca pelan-pelan. Pembaca bisa berhenti, mengulang paragraf, membuka halaman sebelumnya, atau mencatat bagian sulit. Slide berbeda. Slide biasanya muncul hanya sebentar, ditemani suara pembicara, dan dilihat oleh orang-orang dengan tingkat pengetahuan yang berbeda. Karena itu, slide yang baik tidak perlu memuat semua detail. Slide yang baik perlu menunjukkan apa yang harus diperhatikan audiens sekarang.

Sebagai contoh, perhatikan dua judul slide berikut.

Judul pertama:

Laporan Penjualan Kuartal 2

Judul ini hanya memberi label. Audiens tahu topiknya, tetapi belum tahu apa yang harus dipikirkan.

Judul kedua:

Penjualan Kuartal 2 Naik, tetapi Pertumbuhan Mulai Melambat

Judul ini memberi arah. Audiens langsung tahu pesan utama slide: ada kenaikan, tetapi ada tanda yang perlu diperhatikan. Slide seperti ini membantu audiens bertanya dengan tepat: “Mengapa melambat?”, “Bagian mana yang melambat?”, atau “Apa yang harus dilakukan?”

Perubahan kecil seperti ini adalah inti buku ini. Kita tidak hanya akan belajar mempercantik slide. Kita akan belajar membuat slide yang membantu orang berpikir.

Slide adalah alat berpikir bersama

Sebelum membahas desain, kita perlu memahami fungsi slide dari awal. Slide adalah bidang visual yang muncul satu per satu untuk mendukung presentasi. Presentasi adalah kegiatan menyampaikan gagasan kepada audiens dengan tujuan tertentu, misalnya memberi informasi, mengajar, meyakinkan, meminta keputusan, atau mengajak orang bertindak.

Dalam presentasi, slide dan pembicara bekerja bersama. Slide menunjukkan bentuk visual dari gagasan: judul, kata kunci, gambar, diagram, grafik, atau angka penting. Pembicara memberi konteks: menjelaskan latar belakang, memberi contoh, menekankan makna, dan menjawab pertanyaan yang mungkin muncul.

Jika slide berisi seluruh naskah yang akan diucapkan, maka pembicara dan slide melakukan tugas yang sama. Audiens lalu harus memilih: membaca layar atau mendengarkan pembicara. Keduanya sulit dilakukan secara penuh pada saat yang sama.

Dalam psikologi kognitif, ada konsep memori kerja. Memori kerja adalah kemampuan pikiran untuk menahan dan mengolah informasi dalam waktu singkat, misalnya ketika kita mengingat nomor telepon sambil menuliskannya, atau ketika kita mendengarkan instruksi sambil mencoba memahaminya. Penelitian tentang memori kerja menunjukkan bahwa kapasitas ini terbatas; karena itu, materi belajar atau komunikasi yang terlalu padat dapat membebani pemahaman (Baddeley, 1992). Teori beban kognitif juga menjelaskan bahwa pembelajaran menjadi lebih sulit ketika cara penyajian informasi membuat pikiran harus mengerjakan hal-hal tambahan yang tidak perlu, seperti mencari bagian penting di antara teks yang terlalu banyak (Sweller, 1988).

Artinya, ketika slide terlalu ramai, masalahnya bukan semata-mata “audiens kurang fokus”. Bisa jadi slide memang belum membantu fokus.

Misalnya, sebuah slide berisi paragraf berikut:

Berdasarkan evaluasi kegiatan pelatihan selama tiga bulan terakhir, ditemukan bahwa tingkat kehadiran peserta cukup tinggi pada bulan pertama, tetapi mengalami penurunan pada bulan kedua dan ketiga, terutama pada sesi yang dilaksanakan setelah jam kerja. Hal ini kemungkinan dipengaruhi oleh kelelahan peserta, jadwal yang bertabrakan dengan tanggung jawab kerja, dan kurangnya pengingat sebelum sesi dimulai.

Kalimat ini mungkin berguna dalam laporan tertulis. Namun, untuk slide, audiens harus membaca cukup panjang sambil mendengarkan Anda. Pesan utamanya bisa dipadatkan menjadi:

Kehadiran turun setelah bulan pertama, terutama pada sesi setelah jam kerja

Lalu detailnya dapat dijelaskan secara lisan:

“Pada bulan pertama, peserta masih antusias. Namun pada bulan kedua dan ketiga, kehadiran mulai turun. Penurunan paling terlihat pada sesi setelah jam kerja. Dari wawancara singkat, penyebabnya berkaitan dengan kelelahan, benturan jadwal, dan kurangnya pengingat.”

Di sini, slide memberi arah. Pembicara memberi makna.

Jelas bukan berarti dangkal

Salah satu kekhawatiran umum saat mengurangi teks adalah: “Kalau teksnya sedikit, nanti pesannya menjadi kurang lengkap.” Kekhawatiran ini wajar. Namun, jelas tidak sama dengan dangkal.

Slide yang jelas tetap dapat membawa gagasan penting. Bedanya, gagasan itu disusun dengan urutan yang membantu audiens memahami. Detail tidak selalu harus hilang; detail dapat dipindahkan ke tempat yang tepat. Sebagian detail cocok masuk ke ucapan lisan. Sebagian cocok masuk ke lampiran. Sebagian mungkin tidak perlu ditampilkan karena tidak mendukung tujuan presentasi.

Misalnya, jika tujuan Anda adalah meminta persetujuan anggaran, audiens mungkin tidak membutuhkan seluruh riwayat teknis proyek di slide utama. Mereka lebih membutuhkan:

• keputusan apa yang diminta,
• alasan keputusan itu penting,
• pilihan yang tersedia,
• risiko jika tidak dilakukan,
• langkah berikutnya.

Tetapi jika tujuan Anda adalah mengajar prosedur keselamatan kerja, detail langkah mungkin justru penting. Slide perlu membantu peserta mengikuti urutan tindakan dengan benar.

Jadi, pertanyaan utama bukan “berapa banyak teks yang boleh ada di slide?”, melainkan:

Apa yang harus dipahami audiens pada momen ini?

Pertanyaan ini akan muncul berkali-kali sepanjang buku.

Audiens tidak melihat slide seperti pembuatnya

Saat membuat slide, Anda sudah tahu isi materi. Anda tahu latar belakangnya, alasan datanya dipilih, dan hubungan antara satu bagian dengan bagian lain. Audiens belum tentu tahu. Inilah sebabnya slide yang terasa jelas bagi pembuatnya bisa terasa membingungkan bagi orang lain.

Bayangkan Anda membuat slide berisi lima kotak, tiga panah, dua warna, dan beberapa singkatan. Bagi Anda, semuanya masuk akal karena Anda mengikuti proses pembuatannya. Bagi audiens, slide itu muncul tiba-tiba. Mereka harus menebak:

• mulai membaca dari mana,
• bagian mana yang paling penting,
• apa arti warna,
• apakah panah menunjukkan urutan, sebab-akibat, atau alur kerja,
• apa hubungan slide ini dengan slide sebelumnya.

Dalam desain informasi, kita perlu membantu mata dan pikiran audiens menemukan urutan. Salah satu caranya adalah hierarki informasi. Hierarki informasi berarti pengaturan tingkat kepentingan informasi: mana yang utama, mana yang mendukung, dan mana yang tambahan.

Contoh sederhana:

Paling penting: Rekomendasi utama
Pendukung: Tiga alasan utama
Tambahan: Angka detail, catatan, atau sumber

Dalam slide, hierarki dapat dibuat dengan ukuran teks, posisi, warna, jarak, dan pengelompokan. Judul pesan biasanya lebih besar dan ditempatkan di atas. Angka penting bisa diberi warna berbeda. Keterangan tambahan dibuat lebih kecil. Prinsip semacam ini sejalan dengan gagasan umum dalam komunikasi visual bahwa tampilan harus membantu orang menemukan struktur dan makna, bukan sekadar menampung elemen sebanyak mungkin (Kosslyn, 2007).

Gambar dan grafik harus bekerja, bukan sekadar menghias

Buku ini juga akan membahas gambar, ikon, diagram, dan grafik. Namun sejak awal, kita perlu menetapkan prinsipnya: visual yang baik harus memiliki tugas.

Gambar dapat membantu audiens memahami situasi. Misalnya, presentasi tentang banjir kota akan lebih mudah dipahami jika ada foto lokasi atau peta area terdampak. Diagram dapat membantu menjelaskan hubungan. Misalnya, diagram alur dapat menunjukkan proses pendaftaran peserta dari awal sampai selesai. Grafik dapat membantu memperlihatkan pola data. Misalnya, grafik garis dapat menunjukkan perubahan penjualan dari bulan ke bulan.

Tetapi gambar juga dapat mengganggu jika hanya dipakai sebagai hiasan. Misalnya, slide tentang strategi biaya diberi foto orang sedang berjabat tangan tanpa hubungan yang jelas. Audiens mungkin melihat foto itu, tetapi tidak mendapatkan pemahaman tambahan.

Dalam pembelajaran multimedia, Richard E. Mayer menjelaskan bahwa orang belajar lebih baik ketika kata dan gambar yang relevan dirancang untuk saling mendukung, bukan ketika visual ditambahkan secara sembarangan. Prinsip ini penting untuk presentasi karena audiens memproses informasi melalui kata-kata dan tampilan visual secara bersamaan (Mayer, 2009). Gagasan bahwa informasi verbal dan visual dapat diproses melalui sistem representasi yang berbeda juga berakar pada teori dual coding, yaitu pandangan bahwa pikiran dapat membentuk representasi melalui kode verbal dan nonverbal, seperti kata dan gambar (Paivio, 1986).

Namun, “gunakan gambar” bukan berarti setiap slide harus bergambar. Slide yang hanya berisi satu kalimat kuat juga bisa sangat efektif. Slide yang berisi grafik sederhana juga bisa lebih baik daripada slide penuh ilustrasi. Kuncinya adalah kesesuaian antara visual dan pesan.

Misalnya, untuk pesan:

Keluhan pelanggan paling banyak berasal dari keterlambatan pengiriman

Visual yang cocok mungkin grafik batang yang membandingkan jumlah keluhan berdasarkan kategori. Visual yang kurang cocok mungkin foto umum “customer service” yang tersenyum, karena foto itu tidak menunjukkan sumber keluhan.

Buku ini mengajarkan cara berpikir, bukan hanya aturan desain

Anda mungkin pernah mendengar aturan seperti “jangan lebih dari enam poin per slide” atau “gunakan font besar”. Aturan seperti itu kadang membantu, tetapi tidak cukup. Presentasi yang baik tidak lahir dari mengikuti aturan secara kaku. Presentasi yang baik lahir dari keputusan yang jelas:

• siapa audiensnya,
• apa tujuan presentasinya,
• apa pesan utama tiap bagian,
• bukti apa yang perlu ditampilkan,
• apa yang cukup dijelaskan secara lisan,
• visual apa yang paling membantu,
• tindakan apa yang diharapkan setelah presentasi selesai.

Karena itu, buku ini disusun bertahap. Kita akan mulai dari alasan mengapa slide penuh tulisan sulit dipahami. Setelah itu, kita akan belajar menentukan tujuan presentasi dan mengenal audiens. Kemudian kita akan masuk ke pesan utama, alur ide, peran tiap slide, hierarki informasi, pengurangan teks, tata letak, tipografi, warna, gambar, diagram, grafik, hubungan dengan penjelasan lisan, transisi, penekanan saat berbicara, sampai cara memperbaiki slide lama.

Pada akhir buku, Anda akan diajak membuat presentasi mini yang jelas dari awal. Latihan akhir ini penting karena kemampuan membuat slide tidak cukup dipahami sebagai teori. Anda perlu mencoba memilih pesan, menyusun urutan, membuang bagian yang tidak perlu, lalu menguji apakah orang lain dapat memahami arah presentasi Anda.

Contoh perubahan cara berpikir

Mari lihat contoh sederhana.

Situasi: Anda harus mempresentasikan hasil survei kepuasan peserta pelatihan.

Cara lama:

Slide 1: Latar belakang survei
Slide 2: Metode survei
Slide 3: Hasil survei lengkap
Slide 4: Tabel komentar peserta
Slide 5: Kesimpulan

Urutan ini tidak selalu salah. Namun untuk audiens pemula atau audiens yang harus mengambil keputusan cepat, alurnya mungkin terasa lambat. Mereka belum tahu hal penting apa yang harus dicari.

Cara yang lebih terarah:

Slide 1: Kepuasan peserta tinggi, tetapi jadwal menjadi keluhan utama
Slide 2: Skor materi dan fasilitator berada di atas target
Slide 3: Keluhan terbanyak muncul pada sesi setelah jam kerja
Slide 4: Opsi perbaikan: ubah jadwal, kurangi durasi, atau tambah rekaman
Slide 5: Rekomendasi: pindahkan sesi utama ke jam kerja dan sediakan rekaman

Perhatikan bedanya. Pada versi kedua, setiap judul slide sudah membawa pesan. Audiens tidak hanya melihat topik, tetapi mengikuti arah pemikiran. Mereka dapat memahami masalah, bukti, pilihan, dan rekomendasi.

Inilah yang dimaksud dengan slide yang mengarahkan pikiran.

Sikap belajar yang akan kita gunakan

Selama membaca buku ini, gunakan satu kebiasaan sederhana: setelah melihat sebuah slide, tanyakan:

Jika audiens hanya mengingat satu hal dari slide ini, apa yang saya ingin mereka ingat?

Jika jawabannya tidak jelas, slide itu mungkin belum memiliki pesan utama. Jika jawabannya terlalu banyak, slide itu mungkin perlu dibagi. Jika jawabannya jelas tetapi tidak terlihat di layar, desain slide perlu diperbaiki.

Pertanyaan kedua:

Bagian mana yang harus ada di slide, dan bagian mana yang lebih baik saya ucapkan?

Pertanyaan ini membantu Anda membagi tugas antara media visual dan penjelasan lisan. Slide tidak harus berbicara sendiri seperti laporan lengkap, kecuali memang dikirim tanpa pembicara. Dalam presentasi langsung, pembicara adalah bagian dari desain komunikasi.

Pertanyaan ketiga:

Apakah mata audiens tahu harus melihat ke mana terlebih dahulu?

Jika tidak, Anda perlu memperbaiki hierarki visual: ukuran, posisi, warna, jarak, atau pengelompokan.

Dengan tiga pertanyaan ini saja, banyak slide yang penuh tulisan sudah dapat mulai diperbaiki.

Tujuan akhir buku ini

Setelah menyelesaikan buku ini, Anda diharapkan mampu membuat slide yang:

• memiliki tujuan yang jelas,
• sesuai dengan kebutuhan audiens,
• menyampaikan satu pesan utama pada tiap bagian,
• memakai judul yang informatif,
• memiliki alur ide yang mudah diikuti,
• menampilkan teks seperlunya,
• menggunakan gambar dan grafik untuk menjelaskan,
• membagi tugas dengan penjelasan lisan,
• membantu audiens mengambil keputusan atau tindakan.

Anda tidak harus menjadi desainer profesional untuk membuat slide yang jelas. Anda hanya perlu belajar melihat slide dari sisi audiens. Ketika Anda mulai bertanya, “Apa yang sedang dialami pikiran audiens saat melihat slide ini?”, desain Anda akan berubah.

Slide yang baik bukan slide yang paling ramai. Bukan juga slide yang paling kosong. Slide yang baik adalah slide yang membuat audiens lebih mudah memahami hal yang penting.

Mari kita mulai dari pertanyaan pertama: mengapa slide penuh tulisan sulit dipahami?

References

Baddeley, A. (1992). Working memory. Science, 255(5044), 556–559. https://doi.org/10.1126/science.1736359

Kosslyn, S. M. (2007). Clear and to the Point: 8 Psychological Principles for Compelling PowerPoint Presentations. Oxford University Press.

Mayer, R. E. (2009). Multimedia Learning (2nd ed.). Cambridge University Press.

Paivio, A. (1986). Mental Representations: A Dual Coding Approach. Oxford University Press.

Sweller, J. (1988). Cognitive load during problem solving: Effects on learning. Cognitive Science, 12(2), 257–285. https://doi.org/10.1207/s15516709cog1202_4